MUNICIPALITÉ DE GRENVILLE-SUR-LA-ROUGE

Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, tenue à huis clos, à l'hôtel de ville de Grenville-sur-la-Rouge, le 4 juin 2020 à 19h12.

Minutes of the special council sitting of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge, held behind closed doors, at Grenville-sur-la-Rouge's city hall, on June 4, 2020 at 7h12 pm.

OUVERTURE DE LA SÉANCE / OPENING OF THE SESSION

Après constatation du quorum, la séance est ouverte à 19h12 par M. Tom Arnold, maire de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge. Le directeur général M. Beaulieu, est présent, qui agit aussi à titre de secrétaire d'assemblée.

After finding of quorum, the regular sitting is open at 7:12 pm by Mr. Tom Arnold, mayor of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge. The general director M. Beaulieu who also acts as the assembly secretary.

Lecture de l'avis de convocation

Reading of the notice of meeting

En vertu de l'article 153 du Code Municipal du Québec, le maire et le conseil constatent que l'avis de convocation a été notifié à tous les membres du conseil qui ne sont pas présents à l'ouverture de la présente séance;

According to article 153 of the Municipal Code, the mayor and the council declare that notice of meeting has been notified to all the members of council who are not present at the opening of the sitting.

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR / ADOPTION ON THE AGENDA

2020-06-193Résolution – Adoption de l'ordre du jour

2020-06-193Resolution – Adoption of the agenda

Il est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que l'ordre du jour de la présente séance soit adopté tel que déposé.

It is proposed by Councillor Ron Moran and resolved to approve the agenda of the regular council sitting as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

PÉRIODE DE QUESTION / AUDIENCE QUESTION PERIOD

Le maire fait référence au règlement numéro RA-301-01-2018 sur l'éthique et la déontologie des élus municipaux, adopté en 2018.Le maire invite les membres du conseil municipal à s'y référer.

The mayor refers to by-law number RA-301-01-2018 on the ethics and professional conduct of elected municipal officials, adopted in 2018. The mayor invites members of the municipal council to refer to it.

À 19h15, le conseiller Ron Moran propose la suspension de la séance afin de discuter de certains point à l'ordre du jour.

At 7:15 pm, it was proposed by Councillor Ron Moran to suspend the meeting to discuss some agenda items.

La suspension de la séance prend fin à 20h26.Il est proposé par la conseillère Natalia Czarnecka de retirer les points 5 et 6 de l'ordre du jour.

The suspension of the session ends at 8:26 p.m. It is proposed by Councillor Natalia Czarnecka to remove items 5 and 6 from the agenda.

2020-06-194Camping des Chutes-de-la-Rouge

2020-06-194Camping des Chutes-de-la-Rouge

ATTENDU les discussions des derniers jours quant au privilège à accorder aux citoyens de Grenville-sur-la-Rouge qui ont accès à la plage;

WHEREAS the discussions of the last few days regarding the privilege to be granted to the citizens of Grenville-sur-la-Rouge who have access to the beach;

ATTENDU que le conseil est d'opinion à accorder la gratuité pour l'accès des citoyens à la plage;

WHEREAS the Council is of the opinion that free access to the beach should be provided to citizens;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que le protocole d'entente entre la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge et le Camping des Chutes-de-la-Rouge soit modifié par le remplacement du second paragraphe de l'article 22, par le texte suivant :

«Toutefois, l'organisme s'engage à accorder, aux citoyens de Grenville-sur-la-Rouge, un accès gratuit à la plage, selon la capacité de la plage.Les citoyens devront se procureur une carte d'accès à l'hôtel de ville de la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge.»

CONSEQUENTLY it is proposed by Councillor Ron Moran and resolved that the protocol agreement between the municipality of Grenville-sur-la-Rouge and Camping des Chutes-de-la-Rouge be modified by replacing the second paragraph of the Article 22, by the following text:

However, the organization is committed to giving the citizens of Grenville-sur-la-Rouge free access to the beach, depending on the capacity of the beach.Citizens will have to obtain an access card to the town hall of the municipality of Grenville-sur-la-Rouge.»

Les conseillers Denis Fillion, Marc-André Le Gris et Serge Bourbonnais votent contre.

Councillors Denis Fillion, Marc-André Le Gris and Serge Bourbonnais vote against.

Les conseillers Manon Jutras, Ron Moran et Natalia Czarnecka votent pour.

Councillors Manon Jutras, Ron Moran and Natalia Czarnecka vote in favour.

Il y a égalité des voix.Le maire exprime un vote prépondérant et vote pour.

There is an equality of votes. The mayor expresses a casting vote and votes in favour.

Adopté à la majorité

Adopted by majority

2020-06-195Correction à la résolution numéro 2020-05-191 concernant l'abat-poussière

2020-06-195Correction to Resolution number 2020-05-191 concerning dust abatement

ATTENDUque la municipalité est allée en appel d'offres pour la fourniture et l'épandage d'abat-poussière;

WHEREAS the Municipality has called for tenders for the supply and application of dust abatement;

ATTENDUque deux soumissionnaires ont déposés une proposition, soit :

WHEREAS two bidders submitted a proposal, namely:

ATTENDUqu'il a été porté à l'attention du conseil municipal que le plus bas soumissionnaire n'est pas conforme;

WHEREASit has been brought to the attention of City Council that the lowest bidder is non-compliant;

ATTENDU que le nom du soumissionnaire retenu a été omis dans la résolution numéro 2020-05-191;

WHEREAS the name of the successful tenderer was omitted in resolution number 2020-05-191;

CONSIDÉRANTl'erreur constatée dans la résolution numéro 2020-05-191;

WHEREASthe error noted in the resolution number 2020-05-191;

CONSIDÉRANTque l'article 202.1 du code municipal autorise le greffier à modifier une résolution pour y corriger une erreur qui apparaît de façon évidente à la simple lecture des documents soumis;

WHEREASthat article 202.1 of the municipal code authorizes the clerk to amend a resolution to correct an error that appears obvious to the simple reading of documents submitted;

EN CONSÉQUENCEIl est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu d'apporter la correction suivante à la résolution numéro 2020-05-191 de la séance extraordinaire tenue le 30 mai 2020 :

La modification consiste à ajouter le nom du soumissionnaire retenu, soit Multi-Routes Inc.

THEREFOREIt is proposed by Councillor Ron Moran and resolved to make the following correction to resolution number 2020-05-191 of the special sitting held on May 30, 2020:

The amendment is to add the name of the successful bidder, namely Multi-Routes Inc.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

SECRETARY-TREASURER CERTIFICATE

Je, soussigné, monsieur Marc Beaulieu, secrétaire-trésorier de la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, certifie sous mon serment d'office, que les crédits sont disponibles pour payer toutes les dépenses autorisées dans ce procès-verbal.

I, the undersigned, Mr. Marc Beaulieu, secretary-treasurer of the municipality of Grenville-sur-la-Rouge, certify under my oath of office, that credits are available to pay all the expenses authorized in these minutes.

PÉRIODE DE QUESTIONS / QUESTION PERIOD

LEVÉE DE LA SÉANCE / ADJOURNMENT

2020-06-196Levée de la séance

2020-06-196Adjournment

Les points à l'ordre du jour étant tous épuisés, il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que la présente séance soit levée à 20h33.

All of the subjects in the agenda have been covered, it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to close the regular sitting at 8:33 pm.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

MUNICIPALITÉ DE GRENVILLE-SUR-LA-ROUGE

Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, tenue à huis clos, à l'hôtel de ville de Grenville-sur-la-Rouge, le 30 mai 2020 à 11h10, par voie de téléconférence.

Minutes of the special council sitting of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge, held behind closed doors, at Grenville-sur-la-Rouge's city hall, on May 30, 2020 at 11:10 am, by teleconference.

OUVERTURE DE LA SÉANCE / OPENING OF THE SESSION

Après constatation du quorum, la séance est ouverte à 11h10 par M. Tom Arnold, maire de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge. Le directeur général M. Beaulieu, est présent, qui agit aussi à titre de secrétaire d'assemblée.

After finding of quorum, the regular sitting is open at 11:10 am by Mr. Tom Arnold, mayor of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge. The general director Mr. Beaulieu who also acts as the assembly secretary.

Lecture de l'avis de convocation

Reading of the notice of meeting

En vertu de l'article 153 du Code Municipale du Québec, le maire et le conseil constatent que l'avis de convocation a été notifié à tous les membres du conseil qui ne sont pas présents à l'ouverture de la présente séance;

According to article 153 of the Municipal Code, the mayor and the council declare that notice of meeting has been notified to all the members of council who are not present at the opening of the sitting.

PÉRIODE DE QUESTION / AUDIENCE QUESTION PERIOD

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR / ADOPTION ON THE AGENDA

2020-05-184Résolution – Adoption de l'ordre du jour

2020-05-184Resolution – Adoption of the agenda

Il est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu que l'ordre du jour de la présente séance soit adopté tel que déposé.

It is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to approve the agenda of the current meeting as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-185 Autorisation de signer le protocole d'entente concernant la gestion du Camping des Chutes-de-la-Rouge

2020-05-185Authorization to sign the agreement protocol concerning the management of the Camping des Chutes-de-la-Rouge

ATTENDUque la Municipalité désire confier à un organisme sans but lucratif la gestion du Camping des Chutes-de-la-Rouge, anciennement connu comme étant la Halte–Camping Chutes des Sept-Sœurs et le Camping la Place Rouge;

WHEREAS the Municipality wishes to entrust the management of the Camping des Chutes-de-la-Rouge, formerly known as the Halte-Camping Chutes des Sept-Sœurs and Camping la Place Rouge, to a non-profit organization;

ATTENDUque Me Mélanie St-Onge, avocate, et madame Catherine Millette, comptable agrée, ont été mandatées pour réviser le document;

WHEREAS Ms. Mélanie St-Onge, Lawyer, and Ms. Catherine Millette, Chartered Accountant, were mandated to revise the document;

ATTENDUque le protocole d'entente a été soumis au conseil d'administration de l'organisme sans but lucratif Camping des Chutes-de-la-Rouge et que ses membres n'ont émis aucune objection quant au contenu de cette entente;

WHEREASthe agreement protocol has been submitted to the Board of Directors of the non-profit organization Camping des Chutes-de-la-Rouge and its members have raised no objection to the content of this Agreement;

ATTENDU qu'en vertu de la résolution 2020-05-182, la Municipalité a nommé deux membres au sein du conseil d'administration de l'organisme sans but lucratif Camping des Chutes-de-la-Rouge;

WHEREAS under resolution 2020-05-182, the Municipality appointed two members to the board of directors of the non-profit organization Camping des Chutes-de-la-Rouge;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu d'autoriser le maire et le directeur général à signer le protocole d'entente concernant la gestion du Camping des Chutes-de-la-Rouge, incluant les modifications apportées lors du caucus du 30 mai 2020.

THEREFORE it is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to authorize the general director to sign the agreement protocol concerning the management of Camping des Chutes-de-la-Rouge, including the changes made during the May 30, 2020 caucus.

Quatre (4) conseillers votent pour

Deux (2) conseillers votent contre

Adopté à la majorité

Adopted by majority

2020-05-186Achat de camionnettes usagées

2020-05-186Purchase ofused pick-ups

ATTENDUque lors de la démission du contremaître des travaux publics et directeur adjoint du service de sécurité incendie, le véhicule de service qui lui était attribué a été transféré au directeur du service de sécurité incendie, alors que son véhicule à lui a été remis au service des travaux publics;

WHEREASwhen the foreman of public works and assistant director of the fire safety service resigned, the service vehicle assigned to him was transferred to the director of the fire safety service, while his vehicle was turned over to the public works service;

ATTENDU que suite à certaines démarches, il a été convenu qu'il serait préférable d'accorder un second véhicule au service de sécurité incendie;

WHEREAS following certain steps, it was agreed that it would be preferable to grant a second vehicle to the fire safety service;

ATTENDU que le chef de division des travaux publics a besoin d'un véhicule de service;

WHEREASthe head of the public works division needs a service vehicle;

ATTENDUque le service des travaux publics a également besoin d'un nouveau véhicule de service;

WHEREAS the public works department also needs a new service vehicle;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Marc-André Le Gris et résolu que :

• le véhicule Ford Explorer 2015 soit retourné au service de sécurité incendie;
• la camionnette Ford F-150, 2014, présentement utilisée par le directeur Sécurité incendie, soit transférée à la caserne de Pointe-au-Chêne;
• la municipalité autorise la direction générale à procéder à l'acquisition de 2 camionnettes Ford F150, au montant maximum de 15 000$ avant taxes, pour la première destinée aux travaux publics et au montant maximum de 30 000$ pour la deuxième destinée à l'usage du chef de division des travaux publics.Cette dépense sera payable à même le Fonds de roulement et le coordonnateur des finances est autorisé à transférer du Fonds de roulement le montant suffisant pour payer cette dépense remboursable sur une période de quatre (4) ans;
• les fonds nécessaires soient prélevés au poste budgétaire 23.040.01.724 et que le remboursement au poste budgétaire 23.040.01.724 soit affecté au budget du service de sécurité incendie.

THEREFORE it is proposed by Councillor Marc-André Le Gris and resolved that:

the 2015 Ford Explorer vehicle be returned to the fire safety service;

the 2014 pick-up Ford F-150, currently used by the Fire Safety Director, be transferred to the Pointe-au-Chêne fire station;

the municipality authorizes the general management to proceed with the acquisition of 2 pick-ups Ford F150, for a maximum amount of $15,000 before taxes, for the first intended for public works and a maximum amount of $30,000 for the second intended for the use of the head of the public works division. This expense will be payable out of the Working Capital Fund and the finance coordinator is authorized to transfer from the Working Capital Fund the amount sufficient to pay this reimbursable expense over a period of four (4) years;

the necessary funds are drawn from budget item 23.040.01.724 and that reimbursement from budget item 23.040.01.724 is allocated to the budget of the fire safety service.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-187Attribution d'un contrat pour le balayage des rues

2020-05-187Award of a contract for street sweeping

CONSIDÉRANT QUEle balayage des rues de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge doit être effectué pour retirer le sable des routes suite à la saison hivernale;

WHEREASthe sweeping of the streets of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge must be done to remove the sands form the roads following the winter season;

CONSIDÉRANT QU'un appel d'offres a été effectué et que la Municipalité a obtenu les prix de trois fournisseurs différents pour effectuer ce travail :

WHEREASa call for tenders was made and the Municipality obtained the prices of three different suppliers to carry out this work:

ATTENDUque l'entreprise John Sweeping effectue le balayage et le ramassage dans une même opération;

WHEREAS the John Sweeping company performs sweeping and collection in one operation;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que le conseil municipal accorde le contrat de balayage des rues à John Sweeping.Les fonds nécessaires seront prélevés au poste budgétaire 02.355.01.529.

THEREFOREit is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved that the municipal council grants the street sweeping contract to John Sweeping.The necessary funds will be taken from budget item 02.355.01.529.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-188Location d'équipement et achat de pierre pour la préparation et le pavage du chemin Kilmar

2020-05-188Equipment rental and purchase of stone for the preparation and paving of Kilmar Road

CONSIDÉRANT QUEdes travaux de préparation sont nécessaires pour effectuer le pavage du chemin Kilmar;

WHEREAS preparatory work is necessary to carry out the paving of Kilmar Road;

CONSIDÉRANT QUEces travaux font partie des travaux financés par le règlement d'emprunt RE-616-06-2019, lequel a été adopté le 9 juillet 2019 en vertu de la résolution 2019-07-193;

WHEREAS this work is part of the work financed by loan by-law RE-616-06-2019, which was adopted on July 9, 2019 by virtue of resolution 2019-07-193;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit acheter de la pierre pour pouvoir procéder aux travaux de préparation du chemin Kilmar;

WHEREAS the municipality must buy stone to be able to proceed with the preparation of Kilmar Road;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit louer de l'équipement pour procéder aux travaux;

WHEREASthe municipality must rent equipment to carry out the work;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que le conseil municipal autorise l'achat de pierre et la location d'équipement dans le cadre des travaux de préparation du chemin Kilmar, pour un montant maximum de 60 000,00$, excluant les taxes applicables.Cette dépense ne devra pas excéder les montants globaux autorisés dans le cadre du règlement d'emprunt.

Les fonds nécessaires seront prélevés à même le poste budgétaire 23.041.40.710 (3-37).

THEREFOREit is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the municipal council authorize the purchase of stone and the rental of equipment for the preparation of Kilmar Road, for a maximum amount of $60 000.00, excluding applicable taxes.This expense must not exceed the total amounts authorized under the loan by-law.

The necessary funds will be taken from budget item 23.041.40.710 (3-37).

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-189Location d'équipement et achat de pierre pour la réparation de la fondation supérieure du chemin Harrington

2020-05-189Equipment rental and purchase of stone to repair the upper foundation of Harrington Road

CONSIDÉRANT QUEdes travaux de réparation de la fondation supérieure sont nécessaires sur le chemin Harrington;

WHEREAS repairs to the upper foundation are required on Harrington Road;

CONSIDÉRANT QUEces travaux font partie des travaux financés par le règlement d'emprunt RE-616-06-2019, lequel a été adopté le 9 juillet 2019 en vertu de la résolution 2019-07-193;

WHEREAS this work is part of the work financed by loan by-law RE-616-06-2019, which was adopted on July 9, 2019 by virtue of resolution 2019-07-193;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit acheter de la pierre pour pouvoir procéder à la réparation de la fondation supérieure du chemin Harrington;

WHEREAS the municipality must buy stone to be able to repair the upper foundation of Harrington Road;

CONSIDÉRANT QUEla municipalité doit louer de l'équipement pour procéder aux travaux;

WHEREASthe municipality must rent equipment to carry out the work;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que le conseil municipal autorise l'achat de pierre et la location d'équipement dans le cadre des travaux de réparation de la fondation supérieure du chemin Harrington, pour un montant maximum de 34 000,00$, excluant les taxes applicables, dans la mesure où ces dépenses sont incluses à l'intérieur du financement garanti par le règlement d'emprunt.

Les fonds nécessaires seront prélevés à même le poste budgétaire 23.041.40.710 (3-36).

THEREFOREit is proposed by Councillor Ron Moran and resolved that the municipal council authorize the purchase of stone and the rental of equipment as part of the repair work on the upper foundation of Harrington Road, for a maximum amount of $34 000.00, excluding applicable taxes.to the extent that such expenditure is included within the financing guaranteed by the loan by-law.

The necessary funds will be taken from budget item 23.041.40.710 (3-36).

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-190Installation d'une station hydrométéorologique

2020-05-190Installation of a hydrometeorological station

ATTENDUles démarches entreprises par le groupe Hydro Météo auprès de la municipalité afin d'obtenir la permission d'installer une sonde hydrométrique pour la surveillance de la rivière Rouge, au confluent de la rivière des Outaouais;

WHEREAS the steps taken by the Hydro Météo group with the municipality to obtain permission to install a hydrometric probe for monitoring the Rouge River, at the confluence of the Ottawa River;

ATTENDUqu'il y a eu des discussions préliminaires entre la direction générale et madame Maryline Lafrenière, responsable du développement des affaires chez Hydro Météo;

WHEREAS there were preliminary discussions between the general management and Mrs. Maryline Lafrenière, responsible for business development at Hydro Météo;

ATTENDUque celle-ci est à l'aise avec le modèle de protocole d'entente utilisé l'an dernier, alors que la municipalité signait une entente similaire pour l'installation d'un cabinet de télécommunication;

WHEREAS the latter is comfortable with the agreement protocol model used last year, when the municipality signed a similar agreement for the installation of a telecommunications cabinet;

ATTENDUqu'en échange d'un site, Hydro Météo s'engage à donner accès gratuitement à la municipalité aux données recueillies en temps réel par ladite station hydrométéorologique;

WHEREAS in exchange for a site, Hydro Météo agrees to give the municipality free access to data collected in real time by said hydrometeorological station;

ATTENDUque la présidente du conseil d'administration du Camping des Chutes-de-la-Rouge, madame Manon Jutras, a pu participer à la vidéoconférence organisée par madame Marilyne Lafrenière le 26 mai 2020;

WHEREAS the President of the board of directors of Camping des Chutes-de-la-Rouge, Ms. Manon Jutras, was able to participate in the videoconference organized by Ms. Marilyne Lafrenière on May 26, 2020;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que l'on autorise la direction générale à négocier les termes précis de même que l'emplacement de la sonde hydrométrique sur le site du Camping des chutes-de-la-Rouge et ce, en collaboration avec la présidente du conseil d'administration du Camping des Chutes-de-la-Rouge, madame Manon Jutras et de signer l'entente découlant de cette négociation.

CONSEQUENTLY it is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the general management be authorized to negotiate the precise terms as well as the location of the hydrometric probe on the Camping des chutes-de-la-Rouge site, in collaboration with the president of the board of directors of Camping des Chutes-de-la-Rouge, Ms. Manon Jutras and sign the agreement resulting from this negotiation.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-191Attribution du contrat d'épandage d'abat-poussière

2020-05-191Award of dust abatement contract

ATTENDUque la municipalité est allée en appel d'offres pour la fourniture et l'épandage de 250 000 litres d'abat-poussière;

WHEREAS the Municipality has called for tenders for the supply and application of 250 000 litres of dust abatement;

ATTENDUque deux soumissionnaires ont déposés une proposition, soit :

WHEREAS two bidders submitted a proposal, namely:

ATTENDUqu'à titre de référence, la soumission obtenue par l'Union des Municipalité du Québec (UMQ), pour le même produit était de 0,338$;

WHEREASby way of reference, the bid obtained by the Union des Municipalité du Québec (UMQ) for the same product was $0.338;

EN CONSÉQUENCE il est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu d'autoriser la direction générale à ratifier un contrat de fourniture et d'épandage d'abat-poussière pour un montant maximum de 57 200,00$, excluant les taxes.

De plus, il est résolu d'entériner la dépense de 12 000$, taxes nettes, pour l'épandage d'urgence effectué le samedi 23 mai 2020 sur le chemin de la Rivière Rouge.Les fonds nécessaires seront prélevés au poste budgétaire 02.320.01.635.

THEREFORE it is proposed by Councillor Ron Moran and resolved to authorize the general management to ratify a contract for the supply and application of dust abatement up to $57,200.00, excluding taxes.

It is further resolved to endorse the expenditure of $ 12,000, net taxes, for the emergency spreading carried out on Saturday May 23, 2020 on the Rivière Rouge road. The necessary funds will be taken from budget item 02.320.01.635.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

SECRETARY-TREASURER CERTIFICATE

Je, soussigné, monsieur Marc Beaulieu, secrétaire-trésorier de la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, certifie sous mon serment d'office, que les crédits sont disponibles pour payer toutes les dépenses autorisées dans ce procès-verbal.

I, the undersigned, Mr. Marc Beaulieu, secretary-treasurer of the municipality of Grenville-sur-la-Rouge, certify under my oath of office, that credits are available to pay all the expenses authorized in these minutes.

PÉRIODE DE QUESTIONS / QUESTION PERIOD

LEVÉE DE LA SÉANCE / ADJOURNMENT

2020-05-192Levée de la séance

2020-05-192Adjournment

Les points à l'ordre du jour étant tous épuisés, il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que la présente séance soit levée à 11h25.

All of the subjects in the agenda have been covered, it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to close the current meeting at 11:25 am.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

MUNICIPALITÉ DE GRENVILLE-SUR-LA-ROUGE

Procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, tenue à huis clos à l'hôtel de ville de Grenville-sur-la-Rouge, le 25 mai 2020 à 18h45, par voie de téléconférence, à laquelle sont présents :

Minutes of the special council sitting of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge, held behind closed doors at Grenville-sur-la-Rouge's city hall, on May 25, 2020 at 6h45 pm, by teleconference, to which are present:

OUVERTURE DE LA SÉANCE / OPENING OF THE SESSION

Chacune de ces personnes s'est identifiée individuellement.Après constatation du quorum, la séance est ouverte à 18h45 par M. Tom Arnold, maire de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge. Le directeur général M. Beaulieu, est présent, qui agit aussi à titre de secrétaire d'assemblée.

After finding of quorum, the regular sitting is open at 6:45 pm by Mr. Tom Arnold, mayor of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge. The general director M. Beaulieu who also acts as the assembly secretary.

Lecture de l'avis de convocation

Reading of the notice of meeting

En vertu de l'article 153 du Code Municipale du Québec, le maire et le conseil constatent que l'avis de convocation a été notifié à tous les membres du conseil qui ne sont pas présents à l'ouverture de la présente séance;

According to article 153 of the Municipal Code, the mayor and the council declare that notice of meeting has been notified to all the members of council who are not present at the opening of the sitting.

PÉRIODE DE QUESTION / AUDIENCE QUESTION PERIOD

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR / ADOPTION ON THE AGENDA

2020-05-179Résolution – Adoption de l'ordre du jour

2020-05-179Resolution – Adoption of the agenda

Il est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu que l'ordre du jour de la présente séance soit adopté tel que déposé.

It is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to approve the agenda for this session as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-180Autorisation à la direction générale à engager des dépenses pour un montant maximum de 82 000$ pour la réfection du chemin Kilmar

2020-05-180Authorization to the general management to incur expenses for a maximum amount of $82,000 for the repair of Kilmar road

ATTENDUque la municipalité a fait adopter un règlement d'emprunt en 2019, soit le Règlement numéro RE-616-06-2019 décrétant une dépense de 1 185 270$ et un emprunt de 1 185 270$ pour des travaux de réfection des chemins Kilmar et Harrington;

WHEREAS the municipality had a borrowing by-law adopted in 2019, namely By-law number RE-616-06-2019 decreeing an expense of $1,185,270 and a loan of $1,185,270 for repair work on Kilmar and Harrington roads;

ATTENDUque dans la réalisation de ses travaux, les services de la firme d'excavation David Riddell Inc. sont retenus pour le changement d'un ponceau d'un diamètre de 1,5 mètres à l'intersection du chemin Kilmar et du chemin de la Rivière Rouge;

WHEREAS to carry out its work, the services of the David Riddell Inc. excavation firm are retained to change a culvert with a diameter of 1.5 meters at the intersection of Kilmar and Rouge River roads;

ATTENDUque le montant de 82 000$ dépasse la délégation de pouvoir accordée au Directeur Général;

WHEREAS the amount of $82,000 exceeds the delegation of power granted to the Director General;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que l'on autorise la direction générale à engager des dépenses pour un montant maximum de 82 000$, tel que discuté lors du caucus du 25 mai 2020, pour l'achat de biens et services pour le changement du ponceau du chemin Kilmar, situé immédiatement au Nord de l'intersection du chemin de la Rivière Rouge.Les fonds pour cette dépense seront pris à même le Règlement numéro RE-616-06-2019 décrétant une dépense de 1 185 270$ et un emprunt de 1 185 270$ pour des travaux de réfection des chemins Kilmar et Harrington.

THEREFORE it is proposed by Councillor Ron Moran and resolved that the general management be authorized to incur expenses for a maximum amount of $82,000, has discussed during the caucus of May 25, 2020, for the purchase of goods and services for the change of the culvert on Kilmar road, located immediately at North of the intersection of Rouge River road. The funds for this expense will be taken from By-law number RE-616-06-2019 decreeing an expense of $1,185,270 and a loan of $1,185,270 for repairs to Kilmar and Harrington roads.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-181Résolution - Réaffectation de mandats aux conseillers juridiques

2020-05-181Resolution - Reallocation of mandates to legal advisers

ATTENDU que la municipalité souhaite donner suite à plusieurs litiges/ procédures et se défendre dans plusieurs dossiers judiciaires;

WHEREAS the municipality wishes to follow up on several litigation/procedures and defend itself in several legal files;

ATTENDUque la municipalité doit également traiter des dossiers secondaires dans le dossier de la sablière du chemin Scotch et dans le dossier de la mise en cause de la municipalité par M. John Saywell;

WHEREAS the municipality must also deal with secondary files in the file on the Scotch Road sand pit and in the file on the municipality's third party claim by Mr. John Saywell;

ATTENDUque, pour ces raisons, des dossiers ont dû être réattribués;

WHEREASfor these reasons, files had to be reassigned;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que la municipalité adopte le tableau de mise à jour suivant :

THEREFORE it is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the municipality adopts the following update chart:

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-182Résolution – Nomination officielle au conseil d'administration du Camping les Chutes-de-la-Rouge

2020-05-182Resolution – Official appointment to the Board of Directors of Camping les Chutes-de-la-Rouge

SUIVANT la création du conseil d'administration permanent du Camping des Chutes-de-la-Rouge;

FOLLOWING the creation of the Permanent Board of Directors of Camping des Chutes-de-la-Rouge;

ATTENDUque M. Serge Bourbonnais ne souhaite plus continuer à faire partie du comité de gestion provisoire (comité d'orientation);

WHEREAS Mr. Serge Bourbonnais no longer wishes to continue to be part of the provisional management committee (orientation committee);

ATTENDU la tenue, le lundi 25 mai 2020, de l'assemblée générale de fondation de l'organisme sans but lucratif Camping les Chutes-de-la-Rouge;

WHEREAS the holding of the founding general meeting of the non-profit organization Camping les Chutes-de-la-Rouge on Monday, May 25, 2020;

ATTENDU qu'il est de mise de nommer officiellement les représentants de la municipalité au sein de l'organisme sans but lucratif Camping les Chutes-de-la-Rouge;

WHEREAS it is advisable to officially appoint the representatives of the municipality within the non-profit organization Camping les Chutes-de-la-Rouge;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Natalia Czarnecka et résolu que :

l'on remercie chaleureusement M. Serge Bourbonnais pour son travail et sa contribution à la mise en place de la nouvelle structure gérant le Camping les Chutes-de-la-Rouge;

l'on confirme la nomination de Mme Manon Jutras et M. Denis Fillion au conseil d'administration du Camping des Chutes-de-la-Rouge, tout en reconnaissant leur travail et leur contribution à la mise en place de la nouvelle structure gérant le Camping les Chutes-de-la-Rouge.

THEREFORE it is moved by Councillor Natalia Czarnecka and resolved that:

• we warmly thank Mr. Serge Bourbonnais for his work and his contribution to the establishment of the new structure managing Camping les Chutes-de-la-Rouge;

• the appointment of Ms. Manon Jutras and Mr. Denis Fillion to the board of directors of Camping des Chutes-de-la-Rouge is confirmed, while recognizing their work and their contribution to the establishment of the new management structure Camping les Chutes-de-la-Rouge.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

SECRETARY-TREASURER CERTIFICATE

Je, soussigné, monsieur Marc Beaulieu, secrétaire-trésorier de la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, certifie sous mon serment d'office, que les crédits sont disponibles pour payer toutes les dépenses autorisées dans ce procès-verbal.

I, the undersigned, Mr. Marc Beaulieu, secretary-treasurer of the municipality of Grenville-sur-la-Rouge, certify under my oath of office, that credits are available to pay all the expenses authorized in these minutes.

PÉRIODE DE QUESTIONS / QUESTION PERIOD

LEVÉE DE LA SÉANCE / ADJOURNMENT

2020-05-183Levée de la séance

2020-05-183Adjournment

Les points à l'ordre du jour étant tous épuisés, il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que la présente séance soit levée à 18h51.

All of the subjects in the agenda have been covered, it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to close this session at 6:51 pm.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

MUNICIPALITÉ DE GRENVILLE-SUR-LA-ROUGE

Procès-verbal de la séance ordinaire du conseil municipal de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, tenue à l'hôtel de ville de Grenville-sur-la-Rouge, le 12 mai 2020 à 20h40.

Minutes of the regular council sitting of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge, held at Grenville-sur-la-Rouge's city hall, May 12, 2020 at 8:40 pm.

OUVERTURE DE LA SÉANCE / OPENING OF THE SESSION

Après constatation du quorum, la séance est ouverte à 20h40 par M. Tom Arnold, maire de la Municipalité de Grenville-sur-la-Rouge. Le directeur général M. Beaulieu, est présent, qui agit aussi à titre de secrétaire d'assemblée.

After finding of quorum, the regular sitting is open at 8:40 pm by Mr. Tom Arnold, mayor of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge. The general director M. Beaulieu who also acts as the assembly secretary.

2020-05-160Résolution - Autorisation de siéger à huis-clos

2020-05-160Resolution – Authorization to sit behind closed doors

CONSIDÉRANT le décret numéro 177-2020 du 13 mars 2020 qui a déclaré l'état d'urgence sanitaire sur tout le territoire québécois pour une période initiale de dix jours;

WHEREASthe decree number 177-2020 of March 13, 2020 which declared the state of health emergency on all the Quebec territory for an initial period of ten days;

CONSIDÉRANT les décrets subséquents qui prolonge cet état d'urgence, soit jusqu'au 13 mai 2020;

WHEREAS the subsequent decrees extending this state of emergency until May 13, 2020;

CONSIDÉRANT l'arrêté ministériel numéro 2020-029, daté du 26 avril 2020 de la ministre de la Santé et des Services sociaux, qui précise que toute séance peut se tenir à l'aide d'un moyen permettant à tous les membres de communiquer immédiatement entre eux;

WHEREAS Ministerial Order No. 2020-029, dated April 26, 2020, of the Minister of Health and Social Services, which states that any session may be held by a means that allows all members to communicate with each other immediately;

CONSIDÉRANTque selon ce même arrêté, lorsque la loi prévoit qu'une séance doit être publique, celle-ci doit être publicisée dès que possible par tout moyen permettant au public de connaître la teneur des discussions entre les participants et le résultat de la délibération des membres;

WHEREAS according to this same decree, when the law provides that a meeting must be public, it must be publicized as soon as possible by any means allowing the public to know the content of the discussions between the participants and the result of the deliberation of the members;

CONSIDÉRANT qu'il est dans l'intérêt public et pour protéger la santé de la population, des membres du conseil et des officiers municipaux que la présente séance soit tenue à huis clos et que les membres du conseil et les officiers municipaux soient autorisés à y être présents et à prendre part, délibérer et voter à la séance par tout moyen de communication;

WHEREAS it is in the public interest and to protect the health of the public, members of council and municipal officers that this meeting be held behind closed doors and that members of council and municipal officers be authorized to be present and to take part in it, deliberate and vote at the meeting by any means of communication;

EN CONSÉQUENCE il est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu unanimement que le conseil accepte que la présente séance soit tenue à huis clos et que les membres du conseil et les officiers municipaux puissent y participer par tout moyen de communication.

THEREFORE it is proposed by Councillor Manon Jutras and unanimously resolved that Council accept that this meeting be held behind closed doors and that members of council and municipal officers may participate by any means of communication.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

PÉRIODE DE QUESTION / AUDIENCE QUESTION PERIOD

ADOPTION DE L'ORDRE DU JOUR / ADOPTION ON THE AGENDA

2020-05-161Résolution – Adoption de l'ordre du jour

2020-05-161Resolution – Adoption of the agenda

Il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que l'ordre du jour de la présente séance soit adopté tel que déposé.

It is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to approve the agenda of the regular council sitting as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

ADOPTION DES PROCÈS-VERBAUX / ADOPTION OF THE MINUTES

2020-05-162Résolution – Adoption du procès-verbal de la séance ordinaire du conseil municipal tenue le 14 avril 2020

2020-05-162Resolution – Adoption of the minutes of the regular session held on April 14, 2020

Il est proposé par le conseiller Marc-André Le Gris et résolu que le procès-verbal de la séance ordinaire du conseil municipal tenue le 14 avril 2020 soit approuvé tel que déposé.

It is proposed by Councillor Marc-André Le Gris and resolved to approve the minutes of the regular sitting council held on April 14, 2020 as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-163Résolution – Adoption du procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal tenue le 27 avril 2020

2020-05-163Resolution – Adoption of the minutes of the special session held on April 27, 2020

Il est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que le procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal tenue le 27 avril 2020 soit approuvé tel que déposé.

It is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved to approve the minutes of the special sitting council held on April 27, 2020 as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-164Résolution – Adoption du procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal tenue le 30 avril 2020

2020-05-164Resolution – Adoption of the minutes of the special session held on April 30, 2020

Il est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que le procès-verbal de la séance extraordinaire du conseil municipal tenue le 30 avril 2020 soit approuvé tel que déposé.

It is proposed by Councillor Ron Moran and resolved to approve the minutes of the special sitting council held on April 30, 2020 as written.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

RAPPORT DU MAIRE ET RAPPORT DES COMITÉS / MAYOR AND COMMITTEES REPORTS

FINANCES ET ADMINISTRATION / FINANCE AND ADMINISTRATION

2020-05-165Résolution - Approbation des comptes à payer au 12 mai 2020

2020-05-165 Resolution – Approval of accounts payable as of May 12, 2020

Il est proposé par la conseillère Natalia Czarnecka et résolu que les comptes énumérés sur la liste suggérée des comptes à approuver au 12 mai 2020 totalisant 340 404,80$ soient approuvés et que leur paiement soit autorisé après vérification finale par la direction générale et le maire.

It is proposed by Councillor Natalia Czarnecka and resolved to approve the payment of the accounts listed on the suggested list of May 12, 2020 in the amount of $340 404.80 after verification by the general direction and the mayor.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-166Résolution - Autorisation de paiement de factures de plus de 5 000,00$

2020-05-166Resolution – Authorization to pay invoices more than $5 000.00

CONSIDÉRANT QU'au règlement RA-207-04-2019, il est indiqué que toutes dépenses de plus de 5 000,00$ doit faire l'objet d'une autorisation du conseil ;

WHEREAS bylaw RA-207-04-2019 where every expenses over $5 000.00 needs to be authorized by the city council;

EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu d'autoriser le paiement des factures suivantes :

- la facture numéro 344419 au montant de 21 676,24$, incluant les taxes applicables, présentée par 2945380 Canada Inc. (Hayes) pour la collecte des déchets et des matières recyclables;

- la facture au montant de 9 013,92$ incluant les taxes applicables, présentée par La Capitale assureur pour les assurances de mai 2020;

- la facture numéro 103206 au montant de 174 131,00$, présentée par le Ministère des Finances pour la sécurité policière.

THEREFORE it is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to authorize the payment of the following invoices:

- invoice number 344419 in the amount of $ 21,676.24, including applicable taxes, presented by 2945380 Canada Inc. (Hayes) for the collection of waste and recyclable materials;

- the invoice in the amount of $ 9,013.92 including applicable taxes, presented by La Capitale insurer for May 2020 insurance;

- invoice number 103206 in the amount of $ 174,131.00, presented by the Minister of Finance for police security.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-167Résolution – Autorisation de participation à une formation

2020-05-167Resolution – Authorization of participation to a training

CONSIDÉRANT QUE la Politique établissant les conditions de travail du personnel cadre, du personnel professionnel et des employés de soutien prévoit que la Municipalité assume les frais de cotisation à une association professionnelle ainsi que de formation, lorsqu'elle est requise aux fins de l'emploi;

WHEREAS the Policy establishing the working conditions of management, professional and support staff provides that the Municipality assumes their membership fees to a professional association and training when its required for the purpose of the employment;

EN CONSÉQUENCE, il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que le conseil municipal autorise le paiement de la formation suivante, et que les frais d'inscription soient remboursés sous présentation de pièces justificatives, tel que le prévoit la Politique établissant les conditions de travail du personnel cadre, du personnel professionnel et des employés de soutien.

THEREFORE, it is moved by Councillor Serge Bourbonnais and resolved that the municipal council authorizes the payment of the following training session and that registration expenses will be refunded on presentation of vouchers, as stated in the Policy establishing the working conditions of management, professional and support staff.

Le membre du personnel / staff member :

Christelle Soler, formation webinaire «Gestion de la formation (Loi 90) – Loi et obligations», le 2 juin 2020, au coût de 200$ plus taxes.Les fonds nécessaires seront prélevés au poste budgétaire 02.130.00.454.

Christelle Soler, webinar training "Management of training (Law 90) - Law and obligations", June 2, 2020, at the cost of $ 200 plus taxes. The necessary funds will be taken from budget item 02.130.00.454.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-168Résolution - Autorisations des dépenses de Jacques Desbiens, chef de division des travaux publics

2020-05-168Resolution - Expenditure authorisation for Jacques Desbiens, Head of Public Works Division

ATTENDU qu'en vertu de l'article 3 du règlement numéro RA-207-04-2019 concernant le pouvoir d'autoriser des dépenses et de passer des contrats au nom de la municipalité, le conseil municipal peut déléguer à certains employés par voie de résolution et selon son bon vouloir, le pouvoir d'engager ou d'autoriser des dépenses et d'octroyer des contrats au nom de la municipalité;

WHEREAS that pursuant to section 3 of By-Law No. RA-207-04-2019 respecting the authority to authorize expenditures and enter into contracts on behalf of the municipality, the municipal council may delegate to certain employees by resolution, at its discretion, the authority to incur or authorize expenditures and contracts on behalf of the municipality;

ATTENDU que le conseil souhaite établir les autorisations des dépenses de Jacques Desbiens, chef de division des travaux publics;

WHEREAS that Council wish to establish the spending authorities for Jacques Desbiens, Head of Public Works Division;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Marc-André Le Gris et résolu par le conseil d'établir l'autorisation des dépenses de Jacques Desbiens, chef de division des travaux publics, au montant de 1 000$.

THEREFORE it is proposed by Councillor Marc-André Le Gris and resolved by the Council to establish expenditure authorisation for Jacques Desbiens, Head of Public Works Division, in the amount of $1 000.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-169Résolution – Embauche d'un ingénieur forestier et d'un agronome dans le cadre de la demande faite par Canada Carbon Inc. auprès de la CPTAQ

2020-05-169Resolution - Hiring of a forest engineer and an agronomist in connection with the request made by Canada Carbon Inc. to the CPTAQ

ATTENDU les démarches entreprises par Canada Carbon Inc. auprès de la Commission de la Protection du Territoire Agricole du Québec (CPTAQ);

WHEREASthe steps taken by Canada Carbon Inc. in front of the Commission de la Protection du Territoire Agricole du Québec (CPTAQ);

ATTENDU que la municipalité est appelée à se prononcer dans le cadre de ces procédures;

WHEREASthe municipality is called upon to rule on these procedures;

ATTENDU la volonté de faire appliquer la réglementation de façon adéquate et de représenter le mieux possible les intérêts des citoyens;

WHEREAS the desire to apply the regulations adequately and to represent the interests of citizens as best as possible;

PAR CONSÉQUENTil est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu que la municipalité autorise la direction générale à procéder à l'octroi de mandats à un ingénieur forestier et un agronome, afin de pouvoir répondre aux recommandations de Me Guylaine Caron dans son opinion datée du 7 mai 2020, de même qu'à toute autre interrogation qui pourrait survenir dans les semaines à venir.Les fonds nécessaires seront prélevés au poste budgétaire 02.610.00.412.

THEREFOREit is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the municipality authorize the general management to proceed with the granting of mandates to a forest engineer and an agronomist, in order to be able to respond to the recommendations of Me Guylaine Caron in her opinion dated May 7, 2020, as same as any other question that may arise in the coming weeks. The necessary funds will be taken from budget item 02.610.00.412.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-170Autorisation de signer une offre d'achat

2020-05-170Authorization to sign a purchase offer

ATTENDU les démarches entamées par la municipalité, en vertu de la résolution 2020-04-148, afin d'acquérir une sablière pour fins d'entretien de ses chemins;

WHEREAS the procedures taken by the municipality, pursuant to resolution 2020-04-148, to acquire a sand pit for the maintenance of its roads;

ATTENDUqu'une partie du lot 10B, Rang 9, situé à ouest du chemin Scotch, est le lot contigu de la parcelle du lot ayant fait l'objet d'une réserve et d'un mandat d'expropriation et ladite partie de lot est également un site potentiel d'extraction de sable;

WHEREAS part of lot 10B, Range 9, located west of Scotch Road, is the contiguous lot of the parcel of the lot that has been the subject of a reserve and an expropriation mandate and said part of lot is also a potential sand extraction site;

ATTENDUque ladite partie de lot est présentement en vente par l'intermédiaire d'un courtier immobilier, soit M. Gilles Drouin;

WHEREAS said part of the lot is currently for sale through a real estate agent, namely Mr. Gilles Drouin;

ATTENDUque la municipalité souhaite créer une zone tampon entre son site d'extraction et d'éventuelles résidences;

WHEREAS the municipality wishes to create a buffer zone between its extraction site and possible residences;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu que la municipalité dépose une offre d'achat auprès de l'agence immobilière Royal Lepage Humania afin d'acquérir ledit terrain.L'offre d'achat, conditionnelle à la confirmation de la qualité et à la quantité de matériel granulaire sur le site, de même qu'à la légalité de l'usage «sablière municipale», sera au prix présenté lors de la séance du caucus du 12 mai 2020.Le maire et le directeur général sont autorisés à signer les documents nécessaires pour effectuer cette transaction et signer l'acte de vente.

THEREFOREit is proposed by Councillor Ron Moran and resolved that the municipality file an offer to purchase the land with the Royal Lepage Humania Real Estate Agency in order to acquire the land. The purchase offer, conditional to the confirmation of the quality and the quantity of material present on the site and to the legality of the usage "municipal sand pit" will be at the price presented at the May 12, 2020 Caucus session. The Mayor and the General Director are authorized to sign the necessary documents to complete this transaction and sign the deed of sale.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-171Résolution - Mandat à l'agence de sécurité PERCEPTAGE INTERNATIONAL en lien avec l'application du règlement municipal sur la circulation et le stationnement sur le territoire de la Municipalité

2020-05-171Resolution - Mandate to security agency PERCEPTAGE INTERNATIONAL in connection with the application of the municipal by-law on traffic and parking in the territory of the Municipality

ATTENDU QUE selon son propre aveu la Sûreté du Québec n'est pas en mesure d'offrir le niveau de service souhaité par la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge en ce qui a trait à l'application de plusieurs de ses règlements municipaux;

WHEREAS by his own admission the Sûreté du Québec is not able to provide the level of service desired by the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge in regard to the enforcement of several of its by-laws;

ATTENDU QUEpour des raisons de sécurité, le conseil municipal juge nécessaire de faire un effort supplémentaire afin de voir à l'application de ses règlements et plus précisément au règlement RA-605-04-2017 et ses amendements concernant la circulation et le stationnement sur le réseau routier de la municipalité;

WHEREASfor security reasons, the Council deems it necessary to make an additional effort to see to the application of its by-laws and more precisely to the by-law RA-605-04-2017 and its amendments concerning the circulation and the parking on the road network of the Municipality;

ATTENDU QUEla municipalité a obtenu une offre de service de la firme PERCEPTAGE INTERNATIONAL pour effectuer des patrouilles durant la période estivale 2020, au taux horaire de 49,95$, tous frais inclus;

WHEREAS the municipality obtained an offer of service from the firm PERCEPTAGE INTERNATIONAL to carry out patrols during the summer period 2020, at the hourly rate of $49.95, all fees included;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par la conseillère Natalia Czarnecka et résolu que le conseil municipal autorise M. Thomas Arnold, maire, et M. Marc Beaulieu, directeur général, à signer tout contrat découlant de l'offre de service de PERCEPTAGE INTERNATIONAL déposée par Monsieur Pierre Croteau en date du 8 mai 2020;

Les montants nécessaires à la réalisation de ce contrat seront prélevés à même le budget général, dans la section réservée à la sécurité publique et ce, au poste de Grand-livre02-23000-419qui sera doté à partir des postes budgétaires excédentaires;

Le conseil municipal autorise les employés de la firme de sécurité PERCEPTAGE INTERNATIONAL à agir sur son territoire afin de faire respecter le règlement RA-605-04-2017 et ses amendements concernant la circulation et le stationnement sur le réseau routier de la Municipalité et ce dans les limites de la loi;

Le conseil municipal verra à récupérer le montant de la facture de PERCEPTAGE INTERNATIONAL de la quote-part de la SQ.

Dans le but de s'assurer que l'ensemble de la règlementation puisse être appliqué, le conseil confère tous les droits et les pouvoirs inhérents à M. Marc Beaulieu à titre fonctionnaire désigné responsable de la délivrance des permis, des certificats d'autorisations et de la surveillance et de l'application de toutes les lois et règlements municipaux en vigueur et plus précisément, sans être restrictif, les pouvoir autorisés par l'article 10.2 du règlement RA-605-04-2017 et ses amendements concernant la circulation et le stationnement sur le réseau routier de la municipalité.

THEREFORE it is proposed by Councillor Natalia Czarnecka and resolved that the Council authorizes Mr. Thomas Arnold, Mayor, and Mr. Marc Beaulieu, General Director, to sign any contract resulting from the PERCEPTAGE INTERNATIONAL service offer filed by Mr. Pierre Croteau on May 8, 2020;

The amounts required for the execution of this contract will be paid from the general budget, in the section reserved for public security and this, the post of Ledger 02-23000-419 which will be endowed from surplus budget positions;

The Council authorizes the employees of the security firm PERCEPTAGE INTERNATIONAL to act in its territory in order to enforce the by-law RA-605-04-2017 and its amendments on traffic and parking on the road network of the municipality and within the limits of the law;

The city council will try to recover the amount of PERCEPTAGE INTERNATIONAL's invoice from the share of the SQ.

In order to ensure that all regulations can be applied, the Council confers all the rights and powers inherent to Mr. Marc Beaulieu as designated officer responsible for issuing permits, certificates of authorization and the monitoring and enforcement of all applicable municipal laws and regulations and more specifically, without being restrictive, the powers authorized by section 10.2 of by-law RA-605-04-2017 and its amendments regarding traffic and parking on the road network of the municipality.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

TRAVAUX PUBLICS / PUBLIC WORKS

2020-05-172Résolution - Achat d'une remorque pour la pelle hydraulique

2020-05-172Resolution – Purchase of a trailer for the excavator

ATTENDU qu'une remorque est nécessaire pour le transport de la pelle hydraulique, afin d'effectuer des travaux sur tout le territoire de la municipalité;

WHEREAS a trailer is necessary for the transport of the excavator, in order to carry out work throughout the territory of the municipality;

ATTENDU que le chef de division des travaux publics a fait des demandes de soumissions pour l'achat d'une remorque galvanisé de 3 essieux, ayant une capacité de charge de 24,500 kg;

WHEREAS the Public Works Division Manager has made requests for tenders for the purchase of a 3 axle galvanized trailer with a load capacity of 24,500 kg;

ATTENDUqu'un seul fabricant a fait parvenir une soumission, soit ASETRAIL;

WHEREAS only one manufacturer has sent a quote, ASETRAIL;

EN CONSÉQUENCE il est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu que le conseil accepte la soumission d'ASETRAIL déposée dans le cadre de cet exercice de recherche de prix et autorise l'achat et le paiement d'une remorque à timon 25T ASETRAIL 2020, au prix de 46 157,86$, toutes taxes applicables incluses à même le fonds de roulement et le coordonnateur est des finances est autorisé à transférer du Fonds de roulement le montant suffisant pour payer cette dépenseremboursable sur une période de dix (10) ans. Les fonds nécessaires seront imputés au poste budgétaire 23.040.01.724.

THEREFOREit is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved that council accepts the tender from ASETRAIL filed within the framework of this price research exercise and authorizes the purchase and payment of a trailer with drawbar 25T ASETRAIL 2020, at the price of $46,157.86, all applicable taxes included from the Working Capital Fund and the Finance Coordinator is authorized to transfer from Working Capital Fund the amount sufficient to pay this reimbursable expense over a period of ten (10) years. The necessary funds will be charge to the budget item 23.040.01.724.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-173Abrogation de la résolution 2020-02-46 concernant l'achat de la rétrocaveuse Caterpillar 2015

2020-05-173Repeal of resolution 2020-02-46 regarding the purchase of the 2015 Caterpillar backhoe

ATTENDUque le financement pour l'achat de la rétrocaveuse Caterpillar 2015 avait été prévu lors de la livraison initiale;

WHEREAS the funding for the purchase of the 2015 Caterpillar backhoe was provided upon initial delivery;

ATTENDUque la résolution de financement 2020-02-46 s'avère inutile et doit donc être abrogée;

WHEREAS funding resolution 2020-02-46 is unnecessary and must therefore be repealed;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que la résolution 2020-02-46 concernant l'achat de la rétrocaveuse Caterpillar 2015 soit abrogée.

THEREFORE it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved that resolution 2020-02-46 regarding the purchase of the 2015 Caterpillar backhoe be repealed.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

SÉCURITÉ INCENDIE / FIRE SAFETY

URBANISME ET DÉVELOPPEMENT DU TERRITOIRE / URBAN PLANNING AND DEVELOPMENT

DÉVELOPPEMENT ÉCONOMIQUE ET COMMUNAUTAIRE / ECONOMIC AND COMMUNITY DEVELOPMENT

2020-05-174 Résolution – Aide financière aux centres communautaires

2020-05-174 Resolution – Financial assistance to community centers

CONSIDÉRANTque les centres communautaires contribuent à la qualité de vie de l'ensemble de la population;

WHEREASthat community centers contribute to the quality of life of the population as a whole;

CONSIDÉRANTque la municipalité reconnaît l'apport essentiel des groupes communautaires au bien-être de la population et est soucieuse de maintenir un filet social pour répondre aux besoins de la population en cette situation exceptionnelle;

WHEREASthat the municipality recognizes the essential contribution of community groups to the well-being of the population and is concerned to maintain a social safety net to meet the needs of the population in this exceptional situation;

CONSIDÉRANTque chaque centre communautaire doit continuer à débourser pour le loyer et autres services publics dans un contexte de pandémie;

WHEREASthat each community center must continue to pay for rent and other public services in the context of a pandemic;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Marc-André Le Gris et résolu que le conseil municipal accorde une aide financière à chacun des centres communautaires suivants:

• Une somme de 1 500$ au Centre Communautaire Avoca;
• Une somme de 1 500$ au Centre Communautaire Campbell;
• Une somme de 1 000$ au Harrington Valley Community Center;
• Une somme de 1 000$ au Harrington Golden Age Center.

THEREFORE it is proposed by Councillor Marc-André Le Gris and resolved that the municipal council provides financial assistance to each of the following community centers:

• An amount of $1 500 to Avoca Community Center;
• An amount of $1 500 to Campbell Community Center;
• An amount of $1 000 to Harrington Valley Community Center;
• An amount of $1 000 to Harrington Golden Age Center.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

ENVIRONNEMENT, SANTÉ ET BIEN-ÊTRE / HEALTH AND WELLNESS

LOISIRS ET CULTURE / LEISURE AND CULTURE

CORRESPONDANCE ET AFFAIRES NOUVELLES / CORRESPONDENCE AND NEW BUSINESS

2020-05-175 Résolution - Ajout du Centre Communautaire Avoca en tant qu'assuré additionnel sur la police d'assurance de la Municipalité

2020-05-175Resolution - Addition of the Avoca Community Centre as an additional insured on the Municipality's insurance policy

ATTENDU que le conseil considère que le Centre Communautaire Avoca est un actif important de la Municipalité quant à la desserte d'activités culturelles, communautaires, et de loisirs ;

WHEREAS the Council considers that the Avoca Community Centre is an important asset of the Municipality in terms of serving cultural, community and recreational activities;

ATTENDU la demande formulée par le Centre Communautaire Avoca à l'effet de profiter des conditions d'assurances dont bénéficie la Municipalité et de l'économie substantielle qui en découlera ;

WHEREAS the request made by the Avoca Community Centre to take advantage of the insurance conditions enjoyed by the Municipality and the substantial savings that will result;

ATTENDU que l'assureur requiert une résolution du conseil pour demander l'ajout d'un assuré additionnel ;

WHEREAS the insurer requires a resolution from the council to request the addition of an additional insured;

EN CONSÉQUENCE il est proposé par la conseillère Manon Jutras et résolu d'autoriser la direction générale à procéder à l'ajout du Centre Communautaire Avoca en tant qu'assuré additionnel sur la police d'assurance de la Municipalité, étant entendu que le Centre Communautaire Avoca assumera la totalité des primes le concernant et remboursera annuellement la Municipalité à cet effet.

THEREFORE it is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the General Director be authorized to proceed with the addition of the Avoca Community Centre as an additional insured on the Municipality's insurance policy be authorized, on the understanding that the Avoca Community Centre will pay all the premiums for it and will reimburse the Municipality annually for this purpose.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-176Résolution – Octroi d'une aide financière à l'association communautaire du Lac McGillivray

2020-05-176Resolution - Granting of financial assistance to the McGillivray Lake Community Association

CONSIDÉRANT la teneur de la lettre datée du 24 avril 2020 que l'association communautaire du Lac McGillivray adressait à la Municipalité;

WHEREAS the content of the letter dated April 24, 2020 which the community association of Lac McGillivray addressed to the Municipality;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Ron Moran et résolu d'octroyer une aide financière de 850,00$ à l'association communautaire du Lac McGillivray afin de soutenir l'organisme pour l'entretien de la chapelle pour en assurer la pérennité et d'imputer la dépense au poste budgétaire 02.701.91.999.

THEREFOREit is proposed by Councillor Ron Moran and resolved to grant financial assistance in the amount of $850.00 to the McGillivray Lake Community Association in order to support the organization in maintaining the chapel to ensure its sustainability and to charge this expense to budget code 02.701.91.999.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

2020-05-177Remerciements à Messieurs Joe Landriault, Joe Kelly et Glenn Neil

2020-05-177Thanks to Messrs Joe Landriault, Joe Kelly and Glenn Neil

ATTENDU les difficultés d'approvisionnement en eau subies par M. Emmett Nixon, un aîné de notre communauté;

WHEREAS the water supply problems experienced by Mr. Emmett Nixon, an elder in our community;

ATTENDUl'aide et le soutien apportés par messieurs Joe Landriault, Joe Kelly et Glenn Neil, afin de corriger la situation;

WHEREAS the assistance and support provided by Messrs. Joe Landriault, Joe Kelly and Glenn Neil, in order to correct the situation;

ATTENDUque le conseil souhaite souligner ce geste d'entraide et de bienveillance entre nos citoyens;

WHEREAS Council wishes to acknowledge this gesture of mutual aid and benevolence among our citizens;

EN CONSÉQUENCEil est proposé par le conseiller Denis Fillion et résolu que la municipalité reconnaisse, par la présente résolution, la contribution de messieurs Joe Landriault, Joe Kelly et Glenn Neil, à l'endroit de monsieur Emmett Nixon.

THEREFOREit is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved that the municipality hereby acknowledge the contribution of Messrs. Joe Landriault, Joe Kelly and Glenn Neil to Emmett Nixon.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

CERTIFICAT DU SECRÉTAIRE-TRÉSORIER

SECRETARY-TREASURER CERTIFICATE

Je, soussigné, monsieur Marc Beaulieu, secrétaire-trésorier de la municipalité de Grenville-sur-la-Rouge, certifie sous mon serment d'office, que les crédits sont disponibles pour payer toutes les dépenses autorisées dans ce procès-verbal.

I, the undersigned, Mr. Marc Beaulieu, secretary-treasurer of the municipality of Grenville-sur-la-Rouge, certify under my oath of office, that credits are available to pay all the expenses authorized in these minutes.

PÉRIODE DE QUESTIONS / QUESTION PERIOD

LEVÉE DE LA SÉANCE / ADJOURNMENT

2020-05-178Levée de la séance

2020-05-178Adjournment

Les points à l'ordre du jour étant tous épuisés, il est proposé par le conseiller Serge Bourbonnais et résolu que la présente séance soit levée à 21h07.

All of the subjects in the agenda have been covered, it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to close the regular sitting at 9:07 pm.

Adopté à l'unanimité

Carried unanimously

MUNICIPALITÉ DE GRENVILLE-SUR-LA-ROUGE

Minutes of the special council sitting of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge, held behind closed doors at Grenville-sur-la-Rouge's city hall, on April 30, 2020 at 4:35 pm.

OPENING OF THE SESSION

After finding of quorum, the sitting is open at 4:35 pm by Mr. Tom Arnold, mayor of the Municipality of Grenville-sur-la-Rouge. The general director M. Beaulieu is present, also acts as the assembly secretary.

Reading of the notice of meeting

According to article 153 of the Municipal Code, the mayor and the council declare that notice of meeting has been notified to all the members of council who are not present at the opening of the sitting.

AUDIENCE QUESTION PERIOD

ADOPTION ON THE AGENDA

2020-04-157 Resolution – Adoption of the agenda

It is proposed by Councillor Denis Fillion and resolved to approve the agenda of the present council sitting as written.

Carried unanimously

2020-04-158 Granting of a legal mandate for the final settlement of the agreement between the municipality of Grenville-sur-la-Rouge and 9050-5975 Québec Inc. (Jocelyn Fortin)

WHEREAS the content of the transfer agreement entered into on March 5, 2020 between the municipality of Grenville-sur-la-Rouge and 9050-5975 Québec Inc., represented by Mr. Jocelyn Fortin;

WHEREAS the terms of this agreement provided for a retention of $ 100,000 until the exterior works are winterized and the required maintenance work is completed;

WHEREAS the parties wish to expedite the settlement of the payment in connection with this $ 100,000 deduction, it has been agreed that 9050-5975 Québec Inc. waives an amount of fifty-five thousand dollars ($55 000). The amount of forty-five thousand dollars ($45 000) will be paid to him following the adoption of this resolution and the signing of a total and final release for the benefit of the municipality;

WHEREAS following discussions between the director general of the municipality and the representative of 9050-5975 Québec Inc., it was agreed between the parties:

• that the municipality retain the sum of fifty-five thousand dollars ($55,000);
• that the park trailer belonging to 9050-5975 Québec Inc., installed at the campsite, be transferred to the municipality in consideration of the settlement;

THEREFOREit is proposed by Councillor Manon Jutras and resolved that the Council authorizes the general direction to release an amount of forty-five thousand dollars ($45 000) in the name of 9050-5975 Québec Inc., in exchange of a total and final release in connection with the transfer agreement dated March 5, 2020.

It is also proposed that Me Mélanie St-Onge, of the legal study Trivium, be mandated to review the receipt and obtain that the amount of $100,000, deposited in the trust account of the legal study Bélanger Sauvé, be delivered as follows:

• that a sum of forty-five thousand dollars ($45,000) be paid to 9050-5975 Québec Inc .;
• that the balance in the amount of fifty-five thousand dollars ($55,000) be returned to the municipality of Grenville-sur-la-Rouge;

The certificate ADM-004005 is issued and the necessary funds will be taken from budget item 23.080.25.723.

Carried unanimously

CREDIT CERTIFICATE

The general director certifies that the Municipality has the necessary budgetary credits for the expenses decreed in this special sitting.

QUESTION PERIOD

ADJOURNMENT

2020-04-159 Adjournment

All of the subjects in the agenda have been covered, it is proposed by Councillor Serge Bourbonnais and resolved to close the special sitting at 4:40 pm.

Carried unanimously